Panduan Lengkap Sistem Informasi Lapor Diri PPG
Pedoman komprehensif operasional sistem, arsitektur teknologi, regulasi resmi, alur bisnis, serta panduan interaktif step-by-step lapor diri bagi Calon Mahasiswa dan Administrator LPTK UIN Siber Syekh Nurjati Cirebon.
1. Deskripsi Aplikasi PPG UIN Siber
Identitas, Konteks Institusi, dan Peran Strategis Portal Lapor Diri
Portal Lapor Diri Mahasiswa Baru Program Pendidikan Profesi Guru (PPG) UIN Siber Syekh Nurjati Cirebon merupakan platform digital terpusat yang dirancang khusus untuk memfasilitasi dan mengotomatisasi seluruh siklus registrasi, validasi berkas portofolio, penetapan Nomor Induk Mahasiswa (NIM), hingga penerbitan dokumen akademik resmi (Kartu Tanda Mahasiswa Sementara dan Pakta Integritas) bagi calon mahasiswa PPG (Guru Madrasah, Guru Pendidikan Agama Islam, dan Guru Umum) di bawah naungan Kementerian Agama Republik Indonesia.
Sebagai Cyber Islamic University pertama di Indonesia, sistem ini meniadakan seluruh proses fisik birokrasi manual yang lambat dan rentan tercecer. Seluruh proses lapor diri dilaksanakan secara 100% digital, aman, dan berintegritas tinggi dari mana saja di seluruh pelosok Nusantara.
Skalabilitas Tinggi
Mampu menangani ribuan calon mahasiswa lapor diri secara simultan tanpa jeda server.
Anti-Pemalsuan Berkas
Setiap berkas ijazah, KTP, dan surat sehat otomatis diberi watermark digital beridentitas mahasiswa.
Aksesibilitas WCAG 2.1 AAA
Mendukung text-to-speech, kontras tinggi, penyesuaian font disleksia, dan pembaca layar.
2. Arsitektur Sistem Informasi
Struktur Teknologi, Komponen Backend, Frontend Reactive, dan Keamanan
Sistem dirancang mengadopsi pola Layered Architecture berbasis kerangka kerja modern industri untuk menjamin kehandalan (reliability), kecepatan respon (latency rendah), dan integritas data relasional.
• Web Browsers (Chrome, Edge, Firefox, Safari) pada Desktop, Tablet, Smartphone
• Accessibility Engine: WCAG 2.1 AAA Accessibility Tokens, ResponsiveVoice.js, High Contrast Mode
• Blade Templating Engine + Tailwind CSS Modern Design System
• Livewire 3 Components (Real-time Validation, Step-by-Step State Machine, Dynamic File Upload)
• FormLaporDiri Component (State 1 s.d. 7, Dokumen Dinamis)
• WilayahService (Cascading Wilayah Kemendagri: Provinsi → Kabupaten → Kecamatan)
• Verification Engine & Mass NIM Generator Service
• Document Security & Watermark Engine (Intervention Image GD & FPDI PDF Watermark)
• PDF Generation Engine (Barryvdh DomPDF + QrCodeHelper Verification Generator)
• Relational Database: MySQL 8.x / MariaDB (Tabel Users, Profiles, Educations, Families, Documents, Audit Logs)
• Storage System: Local / Cloud Object Storage (Disks Dokumen & Pas Foto)
• Integrasi Eksternal: PDDIKTI Feeder Format, SIAKAD Kampus Format, WhatsApp Notification Gateway
3. Alur Proses Bisnis End-to-End
Siklus Lapor Diri dari Penetapan Calon hingga Terbit NIM dan Cetak KTM
Impor Data Penetapan
Admin mengimpor daftar peserta lulus seleksi Kemenag/Kemdikbud via file Excel fleksibel (PDDIKTI/SIAKAD). Akun otomatis aktif dengan username NIK dan password Tanggal Lahir (DDMMYYYY).
Pengisian Lapor Diri
Mahasiswa login, mengisi 6 langkah formulir (Biodata, Pas Foto Latar Merah, Domisili, Tempat Tugas, Pendidikan, Keluarga, Ekonomi) dan mengunggah berkas persyaratan asli.
Verifikasi & Terbit NIM
Tim Verifikator memeriksa keabsahan berkas. Berkas yang lolos disetujui, dan Admin men-generate Nomor Induk Mahasiswa (NIM) resmi secara otomatis masal atau per orang.
Cetak Dokumen & Rombel
Mahasiswa mengunduh Bukti Lapor Diri, Pakta Integritas, dan KTM Sementara ber-QR Code. Admin melakukan plotting rombel kelas dan sinkronisasi ekspor ke PDDIKTI & SIAKAD.
4. Landasan Regulasi & Dasar Hukum
Payung Hukum Penyelenggaraan Lapor Diri PPG & Pendidikan Profesi Guru
Mengamanatkan bahwa guru wajib memiliki kualifikasi akademik, kompetensi, sertifikat pendidik, sehat jasmani dan rohani, serta memiliki kemampuan untuk mewujudkan tujuan pendidikan nasional.
Menegaskan Pendidikan Profesi Guru sebagai program pendidikan tinggi setelah program sarjana yang mempersiapkan peserta didik memiliki pekerjaan dengan persyaratan keahlian khusus.
Tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Program Pendidikan Profesi Guru bagi Guru Madrasah dan Guru Pendidikan Agama Islam pada Sekolah.
Tentang Tata Kelola Penyelenggaraan Pendidikan Profesi Guru serta Sinkronisasi Data Beban Kerja Guru dalam Basis Data PDDIKTI.
Tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru dan Pelaksanaan Layanan Pembelajaran Daring Cyber Islamic University LPTK UINSSC.
5. Keunggulan Sistem Lapor Diri PPG UINSSC
Nilai Tambah dan Efisiensi Operasional
Validasi Wilayah Bertingkat (Cascading Dynamic)
Menghilangkan galat entri nama daerah; pemilihan provinsi langsung menyaring kabupaten, kemudian kecamatan secara cerdas.
Stempel Watermark Keamanan Digital Otomatis
Setiap dokumen yang diunggah diproteksi stempel digital agar tidak disalahgunakan pihak yang tidak berhak.
Pencetakan KTM & Bukti Lapor Diri Ber-QR Code
Dokumen hasil cetak diverifikasi keasliannya secara langsung hanya dengan memindai kode QR melalui kamera ponsel cerdas.
Format Impor & Ekspor Fleksibel PDDIKTI & SIAKAD
Data mahasiswa lapor diri langsung siap ditransfer ke sistem kementerian tanpa perlu konversi berkas manual.
Panduan Langkah Demi Langkah Lapor Diri
Calon mahasiswa PPG yang telah dinyatakan lulus seleksi dan masuk penetapan diwajibkan melakukan lapor diri secara mandiri melalui portal ini. Ikuti panduan rinci 7 langkah di bawah ini untuk memastikan data Anda terverifikasi dengan cepat dan benar.
Tahap Persiapan: Akses & Login Portal
Username Akun:
Gunakan Nomor Induk Kependudukan (NIK KTP 16 digit) Anda yang terdaftar pada SK penetapan peserta Kemenag/Kemdikbud, atau Nomor Peserta Ujian / SIMPKB.
Password Default:
Format 8 digit Tanggal Lahir (DDMMYYYY).
Contoh: Jika tanggal lahir Anda adalah 19 Juni 1992, maka ketikkan password: 19061992.
Langkah 1: Data Pribadi, Kepegawaian & Pas Foto
Pengisian identitas legal, NIK, No. Akun SIMPKB, dan unggah foto formal latar merah
Ketentuan Isian Data Langkah 1:
Pada tahap lapor diri, kolom NIM terkunci dan berstatus "Menunggu Verifikasi". Anda tidak perlu cemas karena NIM akan digenerate secara otomatis oleh Administrator LPTK setelah verifikasi berkas Anda disetujui.
Tuliskan nama lengkap persis seperti yang tertulis pada Ijazah S1 (termasuk gelar jika ada). Data ini akan dipakai untuk pelaporan PDDIKTI dan Sertifikat Pendidik.
Pastikan 16 digit NIK sesuai dengan KTP elektronik yang masih berlaku dan terdaftar di Disdukcapil pusat.
Nomor peserta PPG atau ID akun SIMPKB (Kemdikbud) / Akun SIAGA (Kemenag PAI) / Simpatika (Madrasah).
Pilih opsi: PNS, PPPK, Guru Tetap Yayasan (GTY), Guru Tidak Tetap (GTT), Honorer. Jika PNS/PPPK, pilih Golongan/Pangkat (contoh: III/a, III/b, IX).
Pilih agama yang dianut dan kewarganegaraan (WNI / WNA). Kolom NISN dan NPWP dapat diisi jika memiliki.
- Latar belakang (background) WAJIB berwarna MERAH polos.
- Pakaian formal: Pria mengenakan jas hitam/gelap, kemeja putih, dan dasi. Wanita mengenakan blazer hitam/gelap, kemeja putih, jilbab rapi (disarankan warna senada atau putih/hitam).
- Wajah menghadap lurus ke depan, tidak mengenakan kacamata hitam, foto tajam dan tidak buram (close up 80% proporsi wajah).
- Ukuran file maksimal 2 Megabyte (MB) dalam format .JPG, .JPEG, atau .PNG.
- Catatan: Pas foto ini akan langsung dicetak pada Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) Sementara dan Bukti Lapor Diri.
Langkah 2: Alamat Domisili & Wilayah Cascading
Pengisian alamat tinggal sesuai KTP dengan penyaringan wilayah otomatis
Sistem menggunakan Opsi Cascading Wilayah Kemendagri:
Pilih provinsi domisili KTP Anda dari daftar dropdown.
Daftar kabupaten otomatis terfilter sesuai provinsi yang Anda pilih.
Daftar kecamatan otomatis menyesuaikan kabupaten yang dipilih.
- Isikan Nama Jalan, RT, RW, Dusun, dan Desa/Kelurahan dengan jelas.
- Masukkan Kode Pos (5 digit angka).
- Pilih Jenis Tinggal (Bersama Orang Tua, Rumah Sendiri, Sewa/Kontrak, Asrama).
- Pilih Alat Transportasi utama yang digunakan menuju tempat bertugas.
- Pastikan Nomor WhatsApp dan Alamat Email Aktif terisi dengan benar untuk pengiriman notifikasi kelulusan lapor diri.
Langkah 3: Tempat Tugas Mengajar & Pendidikan Asal
Satuan pendidikan tempat bertugas, mata pelajaran diampu, dan asal perguruan tinggi S1
Pilih mata pelajaran yang Anda ampu di sekolah/madrasah (contoh: PAI, Akidah Akhlak, Fikih, Quran Hadis, Bahasa Arab, Guru Kelas MI/RA, dsb).
Pilih jenjang satuan pendidikan tempat mengajar (PAUD/TK/RA, SD/MI, SMP/MTs, SMA/MA/SMK).
Pilih kategori peserta Anda: K1, K2, K3, atau K4 sesuai dengan surat pemanggilan PPG.
Pilih Provinsi, Kabupaten/Kota, dan Kecamatan lokasi sekolah tempat Anda bertugas (menggunakan pilihan cascading yang sama).
Isikan nama Asal Perguruan Tinggi S1, Program Studi S1, Nama Sekolah SMTA (SMA/SMK/MA), Jurusan SMTA, dan Tahun Kelulusan SMTA.
Langkah 4: Data Keluarga
Data orang tua kandung (PDDIKTI)
Diperlukan untuk kelengkapan feeder data Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI):
- Nama Lengkap Ayah Kandung & NIK Ayah (16 digit)
- Pekerjaan Ayah & Rentang Penghasilan Ayah
- Nama Lengkap Ibu Kandung & NIK Ibu (16 digit)
- Pekerjaan Ibu & Rentang Penghasilan Ibu
- Catatan: Jika orang tua telah wafat, tuliskan nama lengkap dan pilih status pekerjaan "Almarhum / Tidak Bekerja".
Langkah 5: Kondisi Ekonomi & Pembiayaan
Sumber dana studi dan berkas RPL
Penetapan skema pembiayaan studi mahasiswa:
- Sumber Dana: Pilih APBN (Kemenag Pusat / Kemdikbud), APBD (Pemerintah Daerah Provinsi / Kab / Kota), atau Mandiri.
- Jenis Pembiayaan: Pilih Beasiswa Penuh, Bantuan Pemerintah, atau Biaya Sendiri.
- Status Penerima KPS / KIP: Pilih Ya jika memegang kartu jaminan sosial atau Tidak jika bukan penerima.
Langkah 6: Unggah Dokumen Persyaratan Digital
Unggah berkas asli pindaian (scan) beresolusi jelas
| No | Nama Berkas Persyaratan | Format File | Maks Ukuran | Sifat |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Pas Foto Formal Latar Merah (3x4 / 4x6) | .JPG, .JPEG, .PNG | 2 MB | Wajib |
| 2 | Pakta Integritas (Bermaterai Rp10.000 & Ditandatangani) | .PDF / .JPG | 2 MB | Wajib |
| 3 | Scan Asli Ijazah S1 & Transkrip Nilai Legal | 5 MB | Wajib | |
| 4 | Scan Asli KTP Elektronik | .PDF / .JPG | 2 MB | Wajib |
| 5 | Scan Asli Kartu Keluarga (KK) | .PDF / .JPG | 2 MB | Wajib |
| 6 | Surat Keterangan Sehat Jasmani & Rohani (Puskesmas/RS) | .PDF / .JPG | 2 MB | Wajib |
| 7 | Tautan Berkas Rekognisi Pembelajaran Lampau (RPL) | URL Google Drive / Cloud | - | Opsional |
Langkah 7: Finalisasi, Verifikasi & Cetak Dokumen Resmi
Pengiriman formulir dan akses pencetakan bukti lapor diri ber-QR Code
- Setelah seluruh langkah 1 s/d 6 terpenuhi, centang pernyataan kebenaran data dan klik tombol "Kirim Formulir Lapor Diri".
- Status akun Anda akan langsung berubah menjadi "Menunggu Verifikasi Admin". Tim verifikator LPTK akan memvalidasi keaslian berkas dalam 1x24 hingga 3x24 jam kerja.
-
Pencetakan Dokumen Resmi Tersedia:
1. Cetak Bukti Lapor Diri: Dokumen PDF ber-QR Code validasi resmi yang membuktikan Anda telah terdaftar sebagai calon mahasiswa PPG.2. Unduh Pakta Integritas: Template dokumen komitmen kepatuhan kode etik perkuliahan PPG UIN Siber Cirebon.3. Cetak KTM Sementara: Kartu identitas mahasiswa resmi memuat Pas Foto latar merah dan barcode. Tombol cetak KTM ini aktif otomatis setelah status berkas Anda "Terverifikasi"!
- Fitur Edit Data: Selama periode lapor diri masih dibuka, Anda tetap dapat mengklik tombol "Ubah / Edit Data" untuk memperbaiki isian apabila terdapat catatan perbaikan dari verifikator.
Panduan Operasional Administrator & Verifikator
Kelola periode pendaftaran, import data calon mahasiswa, verifikasi berkas lapor diri, generate Nomor Induk Mahasiswa (NIM) masal, plotting rombel, hingga ekspor data feeder PDDIKTI & SIAKAD.
Dashboard Utama & Executive Monitoring
Ringkasan analitik data peserta, progres verifikasi dan statistik penerimaan
1. Monitoring Peserta, KPI Cards & Filter Baris Data
Tampilan dashboard master data lapor diri dan navigasi cepat
Fitur-fitur Pada Halaman Master Data:
- Kartu KPI Ringkasan: Memantau secara real-time Total Mahasiswa, Jumlah Menunggu Verifikasi, dan Mahasiswa Terverifikasi.
- Filter Jumlah Baris (20 - 50 - 100 - All): Anda dapat mengatur jumlah data yang ditampilkan per halaman sesuai kebutuhan monitor dan kecepatan koneksi internet Anda.
- Filter Status Lapor Diri: Menyaring berdasarkan status Draft (Belum Selesai), Menunggu Verifikasi, Terverifikasi, atau Ditolak.
- Pencarian Cepat: Cari mahasiswa secara instan berdasarkan Nama Lengkap, NIK KTP, No. Akun SIMPKB, atau NIM.
- Proporsi Halaman Responsif: Seluruh tabel data dirancang presisi satu muka halaman tanpa meluber ke samping.
2. Import Data Calon Mahasiswa via Excel / CSV
Menampung data penetapan peserta secara fleksibel dan otomatis membuat akun
Langkah Penggunaan Fitur Import:
- Klik tombol ungu "Import Data Lapor Diri" di atas tabel master data mahasiswa.
- Unduh Template (.xlsx): Anda dapat mengunduh format template resmi yang telah disediakan sistem atau langsung mengunggah file penetapan dari PDDIKTI/SIAKAD. Sistem memiliki algoritma pemetaan cerdas untuk mengenali variasi penamaan kolom.
- Pilih Opsi Data Duplikat: Tentukan tindakan apabila NIK/NIM sudah ada di database (Perbarui Data yang Ada / Update atau Abaikan Data Duplikat).
- Pilih Opsi Password Akun Mahasiswa: Pilih apakah password akun baru menggunakan Tanggal Lahir (DDMMYYYY) atau NIK KTP.
- Klik "Mulai Proses Impor". Sistem akan memproses dan menyajikan ringkasan jumlah data berhasil dan gagal secara transparan.
3. Proses Verifikasi Berkas & Penerbitan NIM
Pemeriksaan keabsahan dokumen, persetujuan, dan penomoran induk mahasiswa
Tindakan Verifikator:
- Klik tombol "Detail & Verifikasi" pada baris mahasiswa yang bersangkutan.
- Periksa data pribadi, domisili, data sekolah, dan kejelasan berkas (KTP, Ijazah S1, Pakta Integritas, Surat Sehat, Pas Foto).
- Setujui / Verifikasi: Jika seluruh berkas valid dan jelas, ubah status berkas menjadi "Valid" dan status lapor diri menjadi "Terverifikasi".
- Tolak / Perlu Revisi: Jika terdapat berkas yang buram, tidak bermaterai, atau salah unggah, pilih status "Ditolak" dan berikan catatan perbaikan yang spesifik agar mahasiswa mengetahui berkas mana yang harus diperbaiki.
- Generate NIM: Administrator dapat men-generate NIM resmi secara individual atau menggunakan menu aksi masal "Generate NIM Terpilih" setelah berkas disetujui.
4. Ekspor Data Standar Nasional
Sistem menyediakan fitur ekspor satu-klik untuk pelaporan berkala:
- Format PDDIKTI Feeder: Menghasilkan file excel yang susunan kolomnya 100% kompatibel dengan format feeder kementerian.
- Format SIAKAD Kampus: File impor data mahasiswa baru siap pakai ke server SIAKAD UIN Siber Syekh Nurjati Cirebon.
5. Plotting Rombel & Impersonasi
Kelola kelas dan berikan pendampingan teknis secara aman:
- Plotting Rombongan Belajar (Rombel): Mengelompokkan mahasiswa berdasarkan prodi, bidang studi/mapel, dan dosen pengampu.
- Mode Impersonasi (Login Sebagai Mahasiswa): Superadmin/Admin dapat masuk ke akun mahasiswa yang berkendala tanpa meminta password untuk mendampingi pengisian form.
Pertanyaan Sering Diajukan (FAQ) & Solusi Kendala
Jawaban resmi atas pertanyaan yang paling sering dialami pengguna portal
Mengapa nomor NIM saya masih kosong atau bertuliskan "Belum Diterbitkan (Menunggu Verifikasi)"?
Hal tersebut adalah prosedur normal. Pada saat lapor diri, calon mahasiswa belum memiliki NIM resmi. NIM baru akan digenerate otomatis oleh Administrator LPTK setelah verifikasi berkas dan biodata Anda disetujui. Setelah NIM terbit, Anda dapat mencetak Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) Sementara.
Bagaimana jika saya tidak bisa login ke dalam portal lapor diri?
Pastikan Anda memasukkan NIK KTP (16 digit) tanpa spasi atau tanda baca sebagai username, dan Tanggal Lahir (DDMMYYYY) sebanyak 8 digit sebagai password. Jika masih gagal, kemungkinan data penetapan Anda belum diimport oleh panitia atau terdapat perbedaan NIK pada surat penetapan. Segera hubungi Live Helpdesk LPTK melalui tombol bantuan di pojok kanan bawah.
Bolehkah pas foto menggunakan latar belakang warna biru atau selain merah?
Tidak diperbolehkan. Sesuai regulasi nasional penerbitan Sertifikat Pendidik dan Kartu Mahasiswa PPG Kementerian Agama, latar belakang pas foto WAJIB berwarna MERAH polos dengan pakaian formal berjas/blazer rapi. Berkas dengan foto selain latar merah akan dikembalikan untuk direvisi.
Apakah saya masih bisa merubah data setelah formulir dikirim?
Ya, selama periode lapor diri masih dalam rentang waktu yang dibuka, mahasiswa dapat mengklik tombol "Ubah / Edit Data" pada dashboard untuk memperbarui data pribadi atau mengunggah ulang dokumen yang diminta verifikator.
Bagaimana cara memverifikasi keaslian Bukti Lapor Diri dan KTM Sementara?
Setiap lembar Bukti Lapor Diri dan KTM Sementara memuat Kode QR Validasi Keamanan Dinamis. Siapapun dapat memindai QR code tersebut menggunakan kamera ponsel pintar atau QR Scanner untuk langsung diarahkan ke halaman validasi resmi server LPTK UIN Siber Cirebon.
Masih Mengalami Kendala Saat Lapor Diri?
Tim Helpdesk IT LPTK siap membantu Anda melalui konsultasi tiket chat atau panggilan suara langsung melalui fitur Help Center di dalam sistem.
Unduh Buku Panduan Resmi Versi Cetak (PDF)
Format dokumen standar A4 lengkap dengan kop surat resmi LPTK dan rincian langkah.